労働生産性

PDFを軽量化・結合する方法とは?

マーケティングプロデューサーの小形です。

メールを送る際に、添付ファイルの容量を考えずにメールを送ると、メールの受け取り手段によってはメールを受け取ることができない場合があります。企業によっては、MB単位のファイルを受け付けず、メールの送信エラーにいまだになる場合があります。

メールの送受信の話以外にも、軽量化されていないPDFはデバイスによっては表示に時間がかかりますし、ダウンロードして表示することになりますので、保存領域を圧迫することにもなります。

また、添付されている資料の数が多いと、未チェックの資料が出てきてしまい、仕事のミスにもつながります。そのため、同じ目的で作成されたPDFは可能な限り結合します。

PDFを送信する場合は、特に画像入りで枚数が多い場合は軽量化することがマナーとして考えるべきでしょう。そこで、PDFを軽量化する方法について紹介します。

オンラインでPDFを軽量化・結合することができるSmallPDF

公式サイトはこちら

まずは手っ取り早く無料でも活用ができるオンラインサービスを紹介します。

SmallPDFは、PDFの圧縮の他に、結合やexcel、PowerPoint、Wordなどにも変換が無料でできるオンラインサービスです。

無料版では、1日2回までファイルの生成ができます。有料化することで、このファイル上限が無制限になり、高品質な圧縮、デジタルシールなどを付加したPDFを作成することができます。また、有料版にではデスクトップ版のアプリがあり、インターネットに接続していなくても機能を利用することができます。

操作方法は簡単で、作成したPDFファイルをウェブ上にドラッグ&ドロップするだけです。

Adobe Acrobat Proで圧縮・結合をする方法

AdobeAcrobat Proは、Adobeのパッケージなどに含まれているPDFのビュアーでもあり、編集するアプリです。有料であるため、Adobeユーザーでなければ持っていない場合が多いです。

操作方法は以下の通りになります。

  1. Acrobat DC で PDF を開きます。
  2. ファイル/ファイルサイズを縮小または PDF を圧縮を選択します。
  3. ファイルの保存先を選択し、「保存」をクリックします。Acrobat DC に、 PDF サイズの縮小が成功したことを示すメッセージが表示されます。

画像付きの具体的な方法は公式マニュアルを参考にしてください。

また、結合したファイルを作成する場合は下記のような操作を実行します。

  1. Acrobat を起動し、ファイル/作成/ファイルを単一の PDF に結合 を選択します。
  2. ファイルの結合 ダイアログボックスが表示されます。
  3. 「ファイルを追加」から結合するファイルを選択するか、結合するファイルをウィンドウ内にドラッグ&ドロップします。
  4. ページの配置を設定します。
  5. 必要に応じて「オプション」ボタンをクリックし、しおりを追加するかどうかなどの設定を行います。
  6. 「結合」ボタンをクリックします。

 

 

 まとめ

Webマーケティングでは、資料を自動ダウンロードできるようにしておくことが多いです。マーケティングオートメーションを活用する場合、ホワイトペーパーが不可欠です。

マナーとして、相手に気持ちよくファイルを読んでもらえるように、PDFを一つにまとめ、読みやすいように軽量化して送りましょう。

  • この記事を書いた人

小形洸太

マーケティングプロデューサー。大学卒業後、店舗マーケティングツールのASPにて、500店の顧客フォロー及び導入の支援業務に従事。その後、2009年にサクセスパートナーを設立し、集客のコンシェルジュとして、コンサルティングを提供開始。 ▶︎過去に協力したメディア 第一興商発行のDAM CHANNEL for Bizにて、ソーシャルメディアを使った集客方法の特集を8ページ監修(2018/4号) 株式会社リクルートの経営者応援マガジンパートナーズプレスにて、ホームページ作成やSNS活用のポイントのインタビュー記事が公開される。

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