労働生産性

スプレッドシートとは?とても便利な機能を紹介

最近は、MicrosoftのExcelの価格が高いと言う理由で、表計算ソフトに限らず、オフィス系のソフトウェアが分散しています。

また、MacOSの場合の表計算ソフトはNumbersであり、常にExcelとの互換性の問題に晒されます。

そのため、最近はGoogleのG Suiteを利用する企業が増加しており、表計算もスプレットシートを使う機会が増加しました。

スプレットシートのメリット・デメリット

スプレッドシートのメリット

  • インターネットが繋がっていれば、どこでも使える。(ただし、設定でオフライン作業も可能)
  • 無料で活用することができる。
  • ファイルをインターネット上で共有することができる。
  • エクセルとNumbersの関係を考慮しなくても良い。(スプレッドシート上で処理すれば良い。)

Googleのアカウントで管理するため、例えば作業をしていたパソコンが手元にない場合でも、違う端末から作成したファイルを閲覧することができます。そして、G suiteを契約していなくても、無料のGoogleアカウントでも利用可能ですので、全員がスプレットシートをいつでも使うことができます。

スプレッドシートのデメリット

依然として、古いExcelを使って作成したファイルのやりとりを行う場合があります。この時に、セルの広さ設定などが無効化されて表示されるこことがあり、関数も正常どおり動作しないものがあります。

全員がスプレッドシートを無料で利用可能であるため、スプレッドシートで作成したデータのみのやりとりになれば良いのですが、Excelが使い慣れている人が多く、必要以上の変換作業が発生し、労働生産性を下げている原因となっています。

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スプレッドシートの是非利用したい機能とは?

作成したファイルをオンラインで共有する。

スプレッドシートは、オンラインでファイルを共有することができます。URLを知っているユーザーは、閲覧もしくはファイルの共有がされます。

例えば、特定の費用を計算するファイルを作成し、質問項目通りに数値を記入すると、オンラインで簡単な見積もりを提示する仕組みを作ることが可能です。

スプレッドシート

このURLが送られてきます。このURLを取得したら、それをクリックし、Googleのアカウントにログインします。

続いて、ファイルからコピーを作成します。これによって、閲覧モードであるファイルのコピーを自分のGoogleドライブにコピーし、利用可能状態にします。

OKをクリックします。

 

 

  • この記事を書いた人

小形洸太

マーケティングプロデューサー。大学卒業後、店舗マーケティングツールのASPにて、500店の顧客フォロー及び導入の支援業務に従事。その後、2009年にサクセスパートナーを設立し、集客のコンシェルジュとして、コンサルティングを提供開始。 ▶︎過去に協力したメディア 第一興商発行のDAM CHANNEL for Bizにて、ソーシャルメディアを使った集客方法の特集を8ページ監修(2018/4号) 株式会社リクルートの経営者応援マガジンパートナーズプレスにて、ホームページ作成やSNS活用のポイントのインタビュー記事が公開される。

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