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予約台帳システムとは?導入の目的・メリット・厳選システム4選

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予約台帳

予約台帳システムは、予約や顧客管理に手間がかかることの解消、ノーショー(無断キャンセル)対策を行いたい、手数料のかからない自社の予約システムを公開したい時に導入します。

特に、複数のグルメサイトを導入している時には、テーブル管理が難しく、自動で管理しないと、ダブルブッキングを起こしてしまう可能性があります。

目次

予約台帳とは?

予約台帳は、顧客の予約情報を記録・管理するための帳簿です。システムでは、日時、人数、サービス内容などを管理し、業務の効率化に寄与します。また、POSシステムと一般的に連携させて使います。

予約台帳システムを導入するメリット

予約台帳システムを導入すると、予約や顧客管理に関連する業務を効率化することができます。

業務効率の向上

予約台帳システムを利用することで、手書きや表計算ソフトでの管理に比べ、予約情報の入力、変更、キャンセルなどの操作が迅速かつ正確に行えます。これにより、スタッフの作業負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになります。

顧客満足度の向上

顧客情報管理機能を通じて顧客の好みや過去の利用履歴を把握し、パーソナライズされたサービスを提供できます。また、自動リマインダーにより予約忘れを防ぐことができ、顧客満足度の向上につながります。

収益管理の強化

支払い処理機能により、現金管理のリスクを減らし、収益の正確な追跡が可能になります。さらに、レポート生成機能を利用して収益や顧客動向の分析を行うことで、より効果的なビジネス戦略を立てることができます。

アクセスの容易さ

クラウドベースの予約台帳システムでは、インターネットに接続できる環境であれば、どこからでも予約状況を確認・管理できます。これにより、オーナーや管理者は外出中でもビジネスの状況を把握でき、迅速な意思決定を行うことが可能になります。

ノーショーのリスク軽減

自動リマインダー機能を活用することで、顧客への予約確認通知を自動化できます。これにより、予約忘れやノーショーのリスクを軽減し、収益の損失を防ぐことができます。また、キャンセル待ちの顧客に迅速に対応することも可能になります。

予約台帳システムの一般的な機能

予約台帳システムを導入すると一般的には、次のような機能が使えます。

予約管理

予約管理機能では、顧客が行う予約の日時、人数、サービスの種類などを一元管理します。オンラインでのリアルタイム予約受付も可能で、重複予約の防止やキャンセル待ちの管理も行えます。

顧客情報管理

顧客情報管理機能を使って、顧客の連絡先や過去の予約履歴、嗜好情報などを保存・参照できます。顧客へのパーソナライズされたサービス提供やマーケティング活動に活用できます。

支払い処理

支払い処理機能では、予約時またはサービス提供時の決済を効率的に行えます。クレジットカード決済やオンライン決済システムとの連携が可能で、売上の管理も一元化できます。

事前決済は、できないものもあります。また、グルメサイト経由での予約では、支払いは原則現地払いです。

自動リマインダー

自動リマインダー機能を利用すると、予約日時が近づいた際に顧客に自動で通知メールやSMSを送信できます。これにより、ノーショー(無断キャンセル)のリスクを減らし、スムーズな予約運用を実現できます。

レポート生成

レポート生成機能により、予約データから売上レポートや顧客動向分析などの統計情報を自動で生成できます。データに基づいた意思決定をサポートし、ビジネス戦略の策定に貢献します。

予約台帳システムでおすすめのサービス

おすすめの予約台帳システムを紹介します。以下のシステムは導入している店舗も多いです。ただし、現在POSシステムを導入している場合は、連携ができることを予め確認しましょう。必要に応じたカスタマイズもしくはPOSシステムの変更が必要になる可能性があります。

予約台帳システムに関しては、ユーザー数が多いサービスの中から選ぶことをおすすめしています。ニーズの移り変わりが早いことから新しい機能の追加や連携できるサービス数が多い方が良いからです。

  1. TableCheck(テーブルチェック)
  2. オートリザーブ
  3. ebica
  4. トレタ

TableCheck

TableCheckは高級レストランに人気の予約管理システムです。事前決済やノーショー対策にいち早く対応をしています。

特徴

TableCheckは、直感的な予約管理、効率的な予約受付、顧客管理によるリピーターの増加、効果的なキャンセル対策、コンタクトレス決済、データ活用、テイクアウト・デリバリー受付など、多機能を備えた飲食店・レストラン向け予約顧客管理システムです。世界35か国、約9,000店舗以上で利用され、18言語に対応しており、業務の自動化と最適化をサポートします。

事前決済の有無

TableCheckは事前決済に対応しています。コンタクトレス決済は、店頭でのお会計のやりとりが一切不要な非接触型決済サービスです。予約時にゲストがクレジットカード情報を入力するだけで、食事後に請求をかけるシステムです。領収書はオンラインで自動発行され、レジ前での混雑やゲストを待たせることがなくなります。

ノーショー対策

TableCheckは、予約時にクレジットカード情報を取得し、ドタキャンや無断キャンセルが発生した場合にキャンセル料を請求する「キャンセルプロテクション」機能を提供しています。また、来店前にSMSやメールで予約確認を自動送信し、うっかり忘れを防止します。

AutoReserve

特徴

AutoReserveは、予約管理、顧客管理、ネット予約を一元化した飲食店向けサービスです。送客手数料や月額利用料が無料で、タイムラインでの予約一元管理、カレンダー機能による日程変更の容易さ、顧客情報の簡単な確認が可能です。さらに、多言語対応、キャンセル料の自動徴収、予約リマインドの自動送信など、効率的な運営を支援する機能が充実しています。

事前決済の有無

AutoReserveのセルフオーダーシステムでは、お客様がテーブルのQRコードをスキャンし、スマホで注文から会計まで完結できます。特に、事前決済機能により、注文後にスマホで直接決済が可能で、レシートや領収書の発行もサポートされています。これにより、非接触で安全かつ迅速なサービス提供が実現します。

ノーショーの対策

AutoReserveでは、ユーザーからクレジットカード情報を取得し、ノーショーまたはキャンセルが発生した場合に自動でキャンセル料を徴収するシステムを提供しています。これにより、ノーショーによる損失を防ぎ、飲食店の運営を安定させることが可能です。

ebica

特徴

ebicaは飲食店向けの予約管理システムです。グルメサイトやホームページ、インバウンドメディアなどのネット予約や電話予約、ウォークインを一元管理できます。

「グルメサイトコントローラー」により、全てのネット予約を自動化し、ダブルブッキングを防ぎます。AIスタッフ“さゆり”が24時間365日、電話予約の自動管理を行い、来店満足度の向上をサポートします。

また、Google、LINE、Instagram、Facebookなどのプラットフォームと無料で連携し、顧客情報をリピーター施策に活用できます。

事前決済の有無

ebicaでは、海外OTA連携のコース予約について事前決済を導入しています。

ノーショーの対策

ebicaでは、ノーショー対策として、予約内容のリコンファーム、キャンセルポリシーの設定、ネットからのキャンセル可能な仕組みづくりをしています。リコンファームでは、予約時にお客様の連絡先を把握し、予約内容の再確認を行います。

TORETA(トレタ)

特徴

トレタ予約台帳は直感的な操作性を追求した予約管理システムで、トレーニング不要で誰でも使いこなせます。20以上のグルメサイト、10以上のPOSとの連携が可能で、予約サービスの中でも接続性が高いです。99.9983%の稼働率を誇り、予約と顧客データを活用して高度なおもてなしを実現します。無断キャンセル対策も可能で、リピーター獲得に貢献します。

ノーショー対策

トレタはPaynと連携し、ノーショーや直前キャンセルに対するキャンセル料請求・回収ツールを提供。飲食店は予約情報と請求金額を入力するだけで、予約者に自動で請求・回収を行い、キャンセル料の支払いをクレジットカードや銀行振込で受けることが可能です。これにより、手間やストレスが軽減され、飲食店経営のリスクを軽減します。

まとめ

予約台帳を導入することで、予約管理が簡単になるだけでなく、直接の予約が取りやすくなったり、接客コストを削減することができます。特に、集客力がある程度確立していて、慢性的な人手不足で困っている店舗においては、導入した方が良いサービスとも言えます。

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